Jak připravit nabídku do veřejné zakázky: Praktický návod pro podnikatele

Účast ve veřejných zakázkách může být pro podnikatele velmi zajímavou obchodní příležitostí, která přináší nejen možnost získat významný objem zakázek, ale i dlouhodobou spolupráci s organizacemi veřejného sektoru. Na druhou stranu, proces přípravy a podání nabídky je často komplikovaný a přísně formalizovaný. I drobná chyba může vést k vyloučení dodavatele z účasti v zadávacím řízení, což může znamenat ztrátu značného množství času i nákladů, které byly přípravě nabídky věnovány. Aby nabídka uspěla, musí být její příprava provedená s maximální pečlivostí, podle přesně stanovených zadávacích podmínek a v souladu se zákonnými požadavky. 

Jak tedy na to, aby vaše nabídka měla co největší šanci na úspěch?

Vyhledání vhodné příležitosti k účasti ve veřejné zakázce

Příležitosti k účasti ve veřejných zakázkách lze vyhledávat různými způsoby. Některé z nich jsou však zpoplatněné (komerční nástroje). Bezplatně lze nicméně vyhledávat na profilech zadavatelů, ve Věstníku veřejných zakázek nebo v Úředním věstníku EU (TED). Ideální je předem si vytipovat zadavatele, kteří často zadávají pro dodavatele zajímavé zakázky, například z oboru stavebnictví nebo IT služeb. Současně s tím je vhodné nastavit si klíčová slova, podle kterých si bude dodavatel pro něj zajímavé zakázky filtrovat. Klíčová slova je ideální nastavit dle předmětu podnikání dodavatele, atraktivních obchodních příležitostí a dostatečně specificky (například spojení slov „energetický audit“, „technický dozor investora“ apod.).

Jakmile si vytipujete vhodnou příležitost k účasti ve veřejné zakázce, je nezbytné si ověřit, že splňujete všechny požadované kvalifikační předpoklady. Pokud je nesplňujete přímo, musíte zvážit, zda jste schopni je zajistit prostřednictvím poddodavatele nebo podáním společné nabídky s jinými dodavateli. Bez splnění kvalifikace nemá smysl se do zadávacího řízení hlásit, protože nebudete schopni prokázat splnění podmínek účasti a zadavatel vás ze zadávacího řízení vyloučí, tudíž čas strávený přípravou nabídky bude vynaložen zbytečně. 

Kromě splnění kvalifikace je důležité být schopen nabídku připravit a doručit zadavateli ve stanovené lhůtě, což vyžaduje efektivní rozvržení času pro vyplnění všech formulářů a zajištění požadovaných dokladů. 

Ekonomická výhodnost zakázky pro dodavatele je dalším klíčovým faktorem, který je nutné zvážit. Nabídka musí být pro vás obchodně přijatelná s ohledem na předpokládanou hodnotu zakázky. 

V neposlední řadě musíte zajistit dostatečné výrobní, technické nebo jiné kapacity, abyste dodali poptávané plnění v požadovaném termínu a vyhnuli se tak riziku sankcí, zejména smluvních pokut, nepředáte-li zadavateli poptávané plnění řádně a včas. Takové sankce totiž ve svém důsledku snižují cenu, kterou za dodání požadovaného plnění obdržíte.

Tipy pro přípravu nabídky

Jak tedy připravit nabídku? Prvním krokem při přípravě nabídky je důkladné prostudování zadávací dokumentace. Je důležité si přehledně vypsat všechny podmínky a to nejlépe ihned poté, co se o veřejné zakázce dozvíte. Tak získáte dostatek času na přípravu veškeré dokumentace a na případné oslovení poddodavatelů nebo dalších subjektů ke spolupráci.

Klíčovou částí přípravy je řádné vyplnění příslušných formulářů, typicky čestných prohlášení, seznamu referenčních zakázek nebo seznamu členů realizačního týmu. Zadavatelé standardně přikládají vzory čestných prohlášení k zadávací dokumentaci, které je nutné správně vyplnit a připojit k nabídce. 

Další důležitou částí je vyplnění návrhu smlouvy. Je naprosto zásadní, aby nabídková cena uvedená v návrhu smlouvy byla jednotná a shodovala se s nabídkovou cenou uvedenou v dalších přílohách, například v krycím listu. Pokud ceny nejsou konzistentní, hrozí vyloučení dodavatele z účasti v zadávacím řízení.

Pokud zadavatel požaduje položkový rozpočet, je nutné ho přesně a pečlivě vyplnit. Rovněž je třeba připojit vzorky, metodologii plnění veřejné zakázky, modely nebo další údaje, které zadavatel v rámci hodnocení výslovně požaduje.

Nezapomeňte vyplnit krycí list, který bývá běžně přikládán jako příloha zadávací dokumentace a obsahuje základní informace o nabídce. Součástí nabídky by měl být i výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, popřípadě výpis z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku nebo doklad o členství v profesní komoře. Pokud budete plnit zakázku prostřednictvím poddodavatele, je vhodné mít připravenou poddodavatelskou smlouvu či potvrzení o její existenci.

Je třeba také zdůraznit, že zadavatel vás nemůže vyloučit ze zadávacího řízení jen proto, že nabídku nestrukturujete přesně podle jeho pokynů, neočíslujete strany nebo uděláte chyby v psaní. To ovšem neplatí pro chyby v nabídkové ceně – zde je třeba být mimořádně pečlivý.

Jak postupovat, aby nabídka byla konkurenceschopná?

Stanovení správné nabídkové ceny je klíčovým faktorem, který rozhoduje o úspěchu či neúspěchu nabídky ve veřejné zakázce. Pokud chcete, aby vaše nabídka byla konkurenceschopná, je nutné postupovat strategicky a vycházet například z dostupných informací o obdobných zakázkách, které byly v minulosti zadány.

Pokud se jedná o obdobnou veřejnou zakázku, kterou zadavatel již dříve realizoval, je vhodné při přípravě nabídky vyjít z ceny vybraného dodavatele. K tomu je nezbytné provést důkladnou rešerši na profilu zadavatele, kde můžete vyhledat veřejné zakázky obdobného předmětu plnění. Profil zadavatele často obsahuje informace o předchozích veřejných zakázkách a jejich hodnotě, což vám může pomoci při určování vlastní nabídkové ceny.

Dalším zdrojem inspirace mohou být nabídkové ceny jiných dodavatelů, kteří se účastnili obdobných veřejných zakázek realizovaných jinými zadavateli a uspěli. Tyto informace lze nalézt rovněž na profilech zadavatelů nebo ve Věstníku veřejných zakázek. Pro důkladnou analýzu je vhodné porovnávat nejen ceny, ale také další podmínky plnění zakázky.

Pokud potřebujete získat co nejpřesnější informace o cenové úrovni, doporučuje se také nahlédnout do registru smluv, kde jsou dostupné již uzavřené smlouvy na obdobné předměty plnění. Na základě těchto údajů můžete svoji nabídkovou cenu nastavit tak, aby byla konkurenceschopná a odpovídala požadavkům zadavatele i tržním podmínkám.

Závěr

Příprava nabídky do veřejné zakázky vyžaduje pečlivost, preciznost a strategii. V rámci našich služeb se zaměřujeme i na poskytování poradenství dodavatelům při přípravě nabídek, vyhledání vhodných příležitostí pro účast ve veřejných zakázkách nebo poskytování konzultací v souvislosti s další účastí dodavatele v zadávacím řízení. Pokud potřebujete s přípravou pomoci, neváhejte nás kontaktovat.