Proč se vyplatí být v Seznamu kvalifikovaných dodavatelů?

Každý dodavatel, který se pravidelně účastní veřejných zakázek, by měl zvážit registraci do Seznamu kvalifikovaných dodavatelů (SKD). Tento seznam, upravený zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), usnadňuje a zjednodušuje prokazování kvalifikace při účasti ve veřejných zakázkách. Tento článek přináší základní přehled toho, co SKD je, jak funguje a jaké konkrétní výhody firmám přináší.

Co je SKD?

Seznam kvalifikovaných dodavatelů spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj (MMR) jako součást informačního systému o veřejných zakázkách. Tento seznam umožňuje dodavatelům prokázat svou základní způsobilost podle § 74 ZZVZ a profesní způsobilost podle § 77 ZZVZ jediným výpisem, který plně nahrazuje všechny jednotlivé doklady, které by jinak museli dodavatelé dokládat.

Registrace do SKD probíhá prostřednictvím správního řízení na základě žádosti dodavatele u Ministerstva pro místní rozvoj. Výpis z SKD je poté vydáván elektronicky a je dostupný zdarma přes informační systém veřejné správy (Seznam kvalifikovaných dodavatelů - ISVZ (nipez.cz)). Tento výpis dodavatel může jednoduše použít při předkládání nabídek na veřejné zakázky či se dokonce pouze odkázat na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy podle § 45 odst. 4 ZZVZ. 

Jak funguje registrace do SKD?

Proces registrace do SKD je relativně jednoduchý. Dodavatel podá žádost o zápis do SKD a doloží potřebné dokumenty, které potvrzují jeho základní a profesní způsobilost. Tyto dokumenty jsou stejné, jako by tomu bylo při tradičním prokazování způsobilosti při každé jednotlivé účasti na veřejné zakázce. Mezi tyto dokumenty patří:

• výpis z rejstříku trestů osoby dodavatele a v případě, že je dodavatelem právnická osoba, pak i výpis z rejstříku trestů členů statutárního orgánu, 
• potvrzení příslušného správce daně o bezdlužnosti,
• potvrzení příslušné správy sociálního zabezpečení o bezdlužnosti, 
• písemné čestné prohlášení o neexistenci splatných daňových nedoplatků ve vztahu ke spotřební dani, 
• písemné čestné prohlášení o neexistenci splatného nedoplatku nebo penále na veřejném zdravotním pojištění, 
• výpis z obchodního rejstříku, 
• doklad o oprávnění k podnikání, 
• doklad o členství v profesní komoře (je-li dodavatel jejím členem),
• případné další doklady prokazující odbornou způsobilost. 

Jakmile je dodavatel do SKD zapsán, může využívat výpis z SKD místo zajišťování jednotlivých dokumentů pro každou veřejnou zakázku zvlášť.

Dodavatel musí jednou ročně potvrdit platnost údajů zapsaných v SKD vždy nejpozději do 31. března kalendářního roku a oznamovat případné změny do 15 pracovních dnů ode dne, kdy k nim došlo. Pokud se tedy například změní statutární orgán společnosti, je třeba tuto skutečnost nahlásit a zajistit aktualizaci údajů v seznamu.

Výhody pro dodavatele:

1. Snížení administrativní zátěže: Jedním z hlavních přínosů SKD je snížení administrativních nákladů. Dodavatelé nemusí opakovaně zajišťovat jednotlivé dokumenty pro každou zakázku zvlášť, což jim šetří čas a tím i celkové náklady. Výpis z SKD nahrazuje většinu dokladů, které by jinak byly vyžadovány pro prokázání základní a profesní způsobilosti, což zjednodušuje proces přípravy nabídek.
2. Jednoduché a rychlé použití: Namísto opakovaného předkládání stejných dokumentů dodavatel pouze odkáže na svůj zápis v SKD. Tento postup je rychlý a efektivní, což je zvláště užitečné při podávání nabídek do několika zakázek ročně.
3. Zajištění správnosti prokázání základní a profesní způsobilosti: V případě zápisu v SKD je při výběru dodavatele jisté, že dodavatel již prošel kontrolou kvalifikace a splňuje požadované předpoklady. To značně zlepšuje postavení těchto dodavatelů, kteří mají garantováno, že požadovanou způsobilost splňují. 

Náklady a povinnosti spojené s SKD

Při úvahách, zda se dodavatel nechá do SKD zapsat, je na jedné straně třeba zvažovat náklady na pořízení jednotlivých dokumentů tradiční cestou, na straně druhé pak náklady spojené se zápisem do SKD. 

V případě, že dodavatel není zapsán v SKD, nesmí být výpisy a potvrzení, které dodavatel předkládá za účelem prokázání kvalifikace, starší než tři měsíce, což znamená, že dodavatelé, kteří se účastní veřejných zakázek po celý rok, budou muset tyto dokumenty vyřizovat minimálně čtyřikrát ročně. Zejména dodavatelé, kteří se účastní na veřejných zakázkách po celý rok si tak mohou několikanásobně usnadnit časové a finanční náklady skrze zápis v SKD.

Zápis do SKD je spojen s doložením těchto dokumentů pouze jednou při zápisu, jednorázovým správním poplatkem ve výši 3 000 Kč a následnou každoroční aktualizací údajů. V případě že dojde ke změně údajů, jako například při obměně statutára, je nutné tuto změnu nahlásit a zaplatit další správní poplatek ve výši 1 000 Kč.

Nicméně i přes tyto poplatky je registrace do SKD pro pravidelné dodavatele značně výhodná, protože ušetří čas a náklady spojené s opakovaným zajišťováním dokladů pro každou zakázku zvlášť. Možnost pouze se odkázat na informační systém pak nepředstavuje téměř žádnou časovou zátěž. 

Zároveň je potřeba mít na paměti, že pokud je nabídka dodavatele shledána jako nejvýhodnější, požaduje zadavatel originály těchto dokumentů v relativně krátké době a v případě nesplnění této povinnosti následuje vyloučení vybraného dodavatele ze zadávacího řízení. Dodavatel tak může přijít o vyhranou zakázku pouze z administrativních důvodů, kterým šlo snadno předejít. 

Závěr

Registrace do Seznamu kvalifikovaných dodavatelů přináší dodavatelům i zadavatelům významné výhody. Dodavatelé si mohou zjednodušit proces přípravy nabídek a zadavatelé získají přehled o ověřených dodavatelích. Pro zadavatele navíc odpadá povinnost při přezkoumávání splnění kvalifikačních předpokladů ověřovat několik samostatných dokumentů. Vzhledem k úsporám času a administrativních nákladů se registrace do SKD vyplatí především dodavatelům, kteří se pravidelně účastní na veřejných zakázkách. 

Podpora při zápisu do Seznamu kvalifikovaných dodavatelů je jedna z mnoha služeb, které PKF APOGEO Advisory, s.r.o. nabízí a tím pomáhá mnoha společnostem zefektivnit jejich účast na veřejných zakázkách a zlepšit jejich konkurenceschopnost na trhu.