Mzdový audit: Proč a kdy ho ve firmě provádět a co vše zahrnuje?

Mzdový audit představuje významnou součást personálního auditu. Na rozdíl od obecnějšího zaměření personálního auditu se mzdový audit zaměřuje na správný výpočet mezd a pracovně právní legislativu. V rámci mzdového auditu se neprověřuje pouze soulad mzdové agendy s platnou legislativou, ale také se analyzují interní firemní procesy a postupy v oblasti zpracování mezd a pracovněprávní dokumenty.

Kdy a proč mzdový audit?

Mzdový audit není povinný. Je sice součástí celkového auditu, pokud mu společnost podléhá, ale tento audit je svým rozsahem mnohem užší. Proč tedy řešit plnohodnotný mzdový audit? 

Mzdový audit v malých a středních firmách vs. ve velkých organizacích 

Malé a středně velké firmy mohou díky mzdovému auditu například zjednodušit nastavené procesy a identifikovat rizikové oblasti. U velkých firem, které mají např. vlastní mzdové oddělení, zajistí mzdový audit především kontrolu procesů a přispívá k minimalizaci rizik při vedení mzdové agendy.

Kdy mzdový audit provádět? 

Určitě doporučujeme mzdový audit v situaci, kdy firma prochází nějakými zásadními změnami, jako je restrukturalizace nebo fúze. Nejen, že pomůže zajistit zdravé a efektivní řízení mezd ve firmě, ale i optimalizovat náklady a maximalizovat efektivitu mzdového procesu.

Mzdový audit je však vhodný i v případě mzdového outsourcingu, rozšiřování společnosti, ale i při změnách pracovního trhu nebo implementaci legislativních změn.

Mzdový audit se dělí v zásadě na 2 oblasti – legislativní a procesní. 

Do legislativní oblasti patří:

• soulad pracovněprávní dokumentace a interních předpisů s legislativou,
• výpočet mezd s ohledem na překážky v práci, včetně náhrad za dovolenou a ostatní překážky v práci,
• dodržování příplatků, odměn a limitů práce přesčas,
• výpočet a zdaňování peněžních a nepeněžních zaměstnaneckých výhod,
• výpočet a odvod na sociální zabezpečení a zdravotního pojištění,
• plnění veškerých povinností vůči České správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám,
• likvidace nemocenských dávek,
• odvod úrazového pojištění,
• výpočet a odvod záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti,
• výpočet a odvod srážkové daně,
• průběh ročního zúčtování,
• vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob,
• vedení mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění,
• plnění povinností při zaměstnávání cizinců,
• provádění srážek ze mzdy zaměstnanců,
• výpočet průměrného výdělku,
• výpočet plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením.

Do procesní oblasti patří:

• nastavení mzdového a personální informačního systému,
• procesy při zpracování docházky,
• procesy v oblasti uchování důvěrnosti a dodržování GDPR,
• procesy při přípravě a zpracování podkladů pro mzdy,
• procesy při oběhu personálních dokumentů,
• procesy v reportingu,
• nastavení pracovních pozic, oprávnění a odpovědností v oblasti mezd a personalistiky (zadávání dat a zpracování mezd),
• systém interních kontrol, stanovení a plnění termínů.

Interní vs. externí mzdový audit – jaký zvolit?

Mzdový audit může být proveden jak interně, tak externě. Interní mzdový audit je zpravidla levnější, ale externí audit může mít některé neocenitelné výhody. Mezi hlavní výhody patří odborná a praktická zkušenost externích auditorů. Díky nezávislému pohledu je možné odhalit problémy, ke kterým jsou lidé při běžném provozu „slepí“.

Co se dozvíte z výstupu a jak tyto informace využít?

Rozsah a termín provedení mzdového auditu si určuje zadavatel s ohledem na cíl, který sleduje. Výstupem auditu je písemná zpráva sloužící pro interní managementu a jako podklad pro budoucí optimalizaci mzdových procesů. Zpráva obsahuje zpravidla detailní popis situace, identifikaci nedostatků a potenciálních rizik, a doporučení a návrhy opatření k nápravě.

Závěr

Závěrem lze říct, že provedení mzdového auditu je příležitost k identifikaci nedostatků a rizik ve mzdovém procesu, čímž umožňuje předejít možným sankcím ze strany kontrolních orgánů, jako jsou finanční úřady, úřad práce, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny a inspektorát práce. Tento proces také pomáhá předcházet sporům se zaměstnanci z důvodu nesprávného výpočtu mezd, a v neposlední řadě také může pomoci a optimalizovaly firemní náklady. V případě, že máte zájem o více informací, kontaktujte naše mzdové oddělení.