Personální audit: Lék na problémy se zaměstnanci i nízký výkon firmy

Jsou zaměstnanci ve vaší firmě nespokojení, málo výkonní, nebo dokonce často odcházejí „za lepším“? Potřebujete vědět, kde máte slabiny v řízení vašich lidských zdrojů? Spolehlivě vám pomůže personální audit. Jak často audit dělat a kdy ho nedělat vůbec? A je lepší využít interní kapacity, nebo raději oslovit nezávislého externího auditora?

Vezměme si klasickou situaci: Vzniká firma, základní cíle a obrysy jsou jasné, ale „cestou“ je nutné řešit spoustu problémů. Ty se řeší za pochodu – „nějak se to udělá“ a jde se dál. Firma roste, přibývají a rozšiřují se oblasti, které je třeba řešit, ale nikdo nemá čas se zastavit a promyslet jak – nějak se to zvládne a zase se jde dál. Z hnacího kola se stává složité soukolí, kam se průběžně přidávají další kola (= činnosti, lidé) a nějak se napojují, nicméně stojí to stále více úsilí, aby se všechna kola točila, jak mají. Velmi často dochází k tomu, že některé činnosti se provádějí ve firmě i několikrát, ale pokaždé někým jiným, v jiném čase a s jiným záměrem. Problém nastane, když se některé kolo zastaví. Takový kolaps může způsobit nemalé problémy. Mnohdy lidé uvnitř vůbec nevnímají, jak je to soukolí složité, ale začnou se objevovat situace, které svědčí o tom, že ne vše je v pořádku: 

• Roste fluktuace – roste pracovní nespokojenost, což se projevuje absencí motivace a angažovanosti zaměstnanců, snižuje se loajalita zaměstnanců.
• Ve firmě dochází k častým konfliktům mezi zaměstnanci, nedostatečné komunikaci nebo špatnému vedení.
• V práci se objevují opakující se chyby, zaměstnanci vykazují nízkou produktivitu.
• Firma nedostatečně rozvíjí zaměstnance, což vede k jejich stagnaci a neefektivitě.

A právě pro tyto situace je řešením personální audit. Co to tedy vlastně je?

Personální audit je proces, který detailně posuzuje funkčnost firmy z hlediska lidských zdrojů a interních postupů. Hodnotí se organizační struktura, rozdělení práce a časové kapacity, interní procesy, způsob delegování a komunikace mezi pracovníky, ale i systémy a dokumentace. Jedná se o klíčový proces, který pomůže zajistit efektivitu a spravedlnost v oblasti personálního řízení. Díky detailnímu posouzení je možné identifikovat silné a slabé stránky v oblasti lidských zdrojů, což umožní efektivnější plánování a strategické rozhodování. Ale jak na to?

K realizaci personálního auditu musíte mít plnou podporu vedení

Příprava personálního auditu

1. Nejprve je třeba si zajistit plnou podporu vedení. Je sice pravda, že právě vedení by mělo záležet na efektivitě procesů, bohužel mnohdy má vedení jinou představu, jak této efektivity dosáhnout, a personální audit nevnímá jako cestu. 
   
   Ovšem pouhá podpora vedení pro provedení auditu nestačí – je nutné mít i podporu pro implementaci navržených změn. Vedení musí být připravené vyslechnout výsledky auditu, a to i ty nepříjemné, a musí mít vůli s nimi pracovat a přijmout navrhovaná opatření, i když to někdy „bolí“. Stává se totiž, že ve firmě je veřejným tajemstvím, kdo nebo co je tím problémem, mluví o něm všichni – kromě vedení. V takovém případě může hodně pomoci nezávislý externí auditor, který posoudí situaci, a pokud se ukáže, že předmět onoho veřejného tajemství je opravdu tím skutečným problémem, vypracuje možná řešení. V praxi pak vlastně dochází k delegování komunikace nepříjemných zpráv z interních zdrojů na externího auditora.
    
2. Další podmínkou pro úspěšnou realizaci personálního auditu je jeho dobře definované zadání: je nezbytně nutné stanovit cíle a otázky, na které má personální audit odpovědět. Ze zadání tak vyplyne, zda se personální audit zaměří pouze na některou oblast, nebo bude jeho cílem kompletně zrevidovat všechny postupy a oblasti.
   
   Otázky pak mohou mít obecnější charakter, nebo se vázat jen k určité oblasti. Například: 
   
   - Jaká je nálada ve firmě? Máme spokojené a motivované zaměstnance?
   - Jak jsou využité kapacity zaměstnanců – nejsou přetížení, nebo naopak nevytížení?
   - Jak vnímají zaměstnanci strategii a vizi firmy? Znají ji vůbec? Táhneme všichni za jeden provaz, nebo si každý hraje na vlastním písečku?
   - Jak jsme připraveni na krizovou situaci? Máme připravené situační řešení?
   - Jak máme ošetřenou zastupitelnost? Máme připravený systém delegování ve chvíli, kdy někdo vypadne?
   - Jsou nastavené procesy efektivní? Jsou výstupy procesů relevantní? Nedělají se nějaké činnosti zbytečně nebo vícekrát?
   - Známe potenciál našich zaměstnanců? Máme zpracovaný plán jejich rozvoje a realizujeme ho?
   - Jak funguje komunikace mezi vedením a zaměstnanci, mezi jednotlivými odděleními? 
   
   Za nízkou pracovní výkonnost může často „provozní slepota“ a neefektivně nastavené, opakující se procesy.
    
3. Ze zadání se pak definuje okruh osob, které budou do personálního auditu zapojeny. Zpravidla se jedná o oddělení lidských zdrojů, manažery dotčených oblastí, ale zapojují se i klíčoví zaměstnanci nebo i představitelé vedení. Pokud chcete provést audit nějakého procesu, je třeba, aby se zapojili všichni, kdo se procesu účastní, nejen vlastník procesu. V praxi totiž často funguje tzv. provozní slepota. Jde o situaci, kdy právě procesy jsou tím brzdícím prvkem, navzdory tomu, že všichni lidé pracují s nejlepším úmyslem. Vlastník procesu mnohdy nechce nebo ani nemůže posoudit úlohu procesu ve změněných podmínkách. Velmi často slýcháme větu: „Takto to děláme už x let a funguje to!“ Je sice pravda, že ne vše je třeba měnit, ale základem pokroku v jakékoliv oblasti je myšlenka: „A nešlo by to dělat jinak a lépe?“
    
4. Určitě je třeba shromáždit veškeré relevantní informace, které budou představovat vstupní data. Interní směrnice, politiky, organizační strukturu, popisy procesů, ale i hodnocení zaměstnanců nebo výsledky posledního hodnocení spokojenosti mohou být dobrým zdrojem informací o fungování firmy. Je dobré si připravit i vzorky výstupů jednotlivých procesů – tedy vytvářené reporty, tabulky nebo jiné dokumenty –, a protože se personální audit dotýká i systémů, je dobré mít k dispozici přehled používaných programů a aplikací. Už samotný přehled může být zajímavým pohledem na provozní postupy – je možné, že aplikací, které se v různých fázích procesu využívají, je relativně hodně a jejich údržba a aktualizace je časově i finančně náročná. Navíc je velmi pravděpodobné, že mnohé informace využívají různé aplikace (i když k různým účelům), což znamená několikanásobné zadávání jednoho údaje.
    
5. V neposlední řadě je třeba zajistit odpovídající zdroje k provedení personálního auditu. Je třeba posoudit, zda máme interně dostatečné odborné a časové kapacity a technologické postupy, nebo bude nutné oslovit externího dodavatele. To má samozřejmě dopad i na potřebné finanční zdroje. Je pravda, že mnoho interních auditů má své opodstatnění, ale také své limity. Interní auditor je člověk, který zná postupy a pravidla auditů, zná technologii procesu a zná firemní prostředí, strukturu a kulturu. Ne vždy je však odborníkem na danou problematiku, nemá dostatek zkušeností z praxe v dané oblasti. Dokáže posoudit úzké místo, ale zpravidla už ne vždy navrhnout optimální řešení. Navíc interní auditor může být ovlivněn právě firemní kulturou a vztahy. Nezávislý auditor naproti tomu nezná prostředí, ale má zkušenosti s danou problematikou, dokáže posoudit funkcionalitu procesu nezávisle na zažité praxi a navrhnout optimalizaci. Někdy je i nezávislost na vedení firmy důležitá pro formulaci řešení, které možná nebude populární, ale může opravdu pomoci.
   
   Pravidelný audit vám pomůže odhalit nedostatky rychleji a s menším úsilím

Praktické otázky k realizaci auditu

Kdy provádět personální audit?

Personální audit je doporučeno provést vždy, když se objevují některé znaky zmíněné v úvodu – roste nespokojenost zaměstnanců, fluktuace a naproti tomu klesá výkonnost. Pokud se audit provádí pravidelně, například jednou za dva roky, je možné identifikovat případné nedostatky rychleji a s menším úsilím. Určitě platí, že je dobré provádětinterní personální audit pravidelně, například jednou ročně v rámci systému kontroly jednotlivých procesů a dodržování postupů. Naproti tomu externí personální audit bývá obsáhlejší a doporučuje se v případech, kdy potřebujete objektivní a nezávislý pohled na řízení lidských zdrojů ve vaší firmě, zejména při potřebě získat externí expertizu a doporučení. Kombinace obou typů auditů může poskytnout komplexní a vyvážený pohled na personální procesy ve firmě.

Kdy personální audit naopak neprovádět?

Nemáte podporu vedení nebo víte, že výsledky auditu nebudete moci nebo chtít využít, ať už z jakýchkoliv důvodů? (Například proto, že existují určité vazby, o kterých víte, že jsou zdrojem problémů, ale tyto vazby nelze z nějakých důvodů přerušit?) V takovém případě se vůbec do auditu nepouštějte. Riskujete zbytečně proinvestované peníze a demotivaci zaměstnanců.

Jak dlouho personální audit trvá a jaké jsou náklady?

Je jasné, že základním prvkem ovlivňujícím délku auditu je jeho rozsah. Personální audit jedné oblasti může trvat cca 2–3 týdny, komplexní audit pak i 2–3 měsíce – v závislosti na velikosti firmy a složitosti interních procesů. Cena se pohybuje od cca 40 000 Kč v závislosti na rozsahu a velikosti firmy.

Co je výsledkem personálního auditu?

Výsledkem personálního auditu je samozřejmě závěrečná zpráva, která shrne provedené kroky, dosažené výsledky a doporučení pro budoucí řízení lidských zdrojů. Tato zpráva by měla být prezentována vedení firmy a měla by sloužit jako podklad pro další strategická rozhodnutí.

Ve zprávě jsou zpravidla obsaženy následující informace:

• Identifikace a popis rizik, která byla odhalena během auditu, specifikace toho, jak tato rizika mohou ovlivnit fungování firmy.
• Návrh akčního plánu, který definuje konkrétní opatření a kroky potřebné k eliminaci rizik. Akční plán musí být realistický, strukturovaný a měl by definovat jednotlivé kroky, jejich časový horizont a osobu odpovědnou za jejich provedení.
• Nastavení monitoringu pro implementaci opatření – identifikace periodicity kontrol a metod hodnocení efektivity zavedených opatření, včetně určení zodpovědností.
• Možný návrh procesu hodnocení přijatých opatření a postup při případné revizi v případě, že se objeví nové problémy nebo výzvy.

 Personální audit je velmi dobrý nástroj, který je schopen při správném využití pomoci firmě odhalit interní slabá místa, navrhnout nápravu a tím zlepšit efektivitu a výkonnost firmy. Je ale dobrým nástrojem i při tvorbě dlouhodobějších rozvojových plánů managementu a klíčových zaměstnanců, při tvorbě kariérních plánů a nástupnictví apod. Musíme však myslet na to, že stejně jako jiné nástroje ani personální audit není všemocný a že může dobře sloužit jen tomu, kdo je ochoten a schopen ho rozumně využívat.